Súper Básico y Súper Necesario
La hoja de calculo es la herramienta digital más practica para organizar dinero, objetos o personas, asimismo, es imprescindible para particulares y empresas de cualquier rubro y tamaño, y las más popular es Microsoft Excel.
Y ¿Qué es Microsoft Excel?
Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Miscrosoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.
Microsoft, sostiene que Excel sigue siendo el único producto de Microsoft que está por encima del resto, y 750 millones de trabajadores en todo el mundo respaldan esa afirmación todos los días.
Según una encuesta realizada por Harvard Business Review durante una década a varios cientos de empleados de la oficina, pasan 10% de la vida laboral en hojas de cálculo, y los que trabajan en investigación y desarrollo o finanzas pasan 30% ó 2,5 horas al día. Es decir, si aprovecharán mejor las funciones de la aplicación, ahorrarían tiempo y mejorarían la productividad.
Entonces, ¿Qué es y cómo utilizar Excel ?
Excel es una aplicación que permite realizar hojas de calculo, que se encuentra integrada en el conjunto ofimática de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Power Point, Access, Outlook, etc., te resultara más sencillo utilizar Excel, puesto que muchos íconos (signos) y comandos (órdenes) funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda (es la intersección de una columna y una fila) de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que digitarlos uno debajo de otro, como haríamos en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima. Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero analicemos qué ocurre si te equívocas al introducir un número en una suma de 30 números, tienes que volver a digitar todos; mientras que en Excel no importa si te equívocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imaginemos que estamos haciendo la declaracion de renta a mano y al final descubrimos un error, tendríamos que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato. Esta característica de recálculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al solicitar un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que ves lo que tendrías que pagar de cuota en cada caso.
Así de fácil e intuitivo es Excel. Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas mucho más provecho podrás conseguir de Excel. Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de pastel y en forma de barras que se ven en las encuestas. Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.
¿Cómo iniciar Excel?
Accederemos de tres formas:
Primera Forma:
- Al encender mi computadora puede ser que el programa Microsoft Excel encuentre instalado en el escritorio del monitor
- Podremos ingresar dirigiéndonos con el mouse ícono de Microsoft Excel.
- Y haciendo doble clic con el botón izquierdo sobre el ícono Microsoft Excel podremos ingresar.
Segunda Forma:
- Direccionamos con el mouse al Boton de Inicio, hacemos un clic con el botón izquierdo del mouse.
- Se desplazará la barra de tareas de windows, hacemos un clic con el botón izquierdo del mouse.
- Seleccionamos con el mouse la opción Programas. Para que se despliegue un menú.
- En el nuevo menú, oprimir el botón izquierdo del mouse sobre la opción Microsoft Excel.
- Al abrir Excel, la primera ventana que aparecerá es la siguiente.
Tercera Forma:
- Presionar el teclado Windows
- Escribir la palabra Excel y luego presionar Enter.
La Pantalla Inicial:
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial, es importante conocer sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender su correcto funcionamiento.
Conceptos Básicos de Excel
Libro de Trabajo:
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos es este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador lo reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro 1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de título en la parte superior de la ventana verás cómo pone Libro 1 - Microsoft Excel. Dichos libros lo podremos renombrar al momento de guardarlos.
Hoja de Cálculo:
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con una gran cantidad de números y necesitan realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadrículada formada por 16384 Columnas y 1.048.576 Filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas cuya intersección forma las celdas.
Columnas:
- Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.
- Cada columna se nombra por letras, por ejemplo: A, B, C, ..., AA, BB, ...IV.
Filas:
- Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.
Celdas:
- La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.
Tipos de Datos:
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: Valores Constantes, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, fecha u hora, o texto.
Fórmulas:
Es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres funciones u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, ^, Sen, Cos, etc. En una fórmula se puede mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. En algunas ocasiones para acceder a algunos signos tendrás que combinar algunos botones del teclado, por ejemplo: Botón Shitf + el signo a elegir.
La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Principales trucos o atajos para Excel básico:
- Alt + 94: aparece el signo de potencia "^"
- Alt + 64: aparece el signo de arroba "@"
- Alt + 42: aparece el signo de multiplicación "*"
- Alt + 43: aparece el signo de suma "+"
- Alt + 45: aparece el signo de resta "-"
- Alt + 47: aparece el signo de división "/"
- Alt + Teclado Enter: comienza una nueva línea en la misma celda.
- Alt + Teclado F2: cuadro de diálogo "guardar como".
- Ctrl +T: convierte celdas en una tabla.
- Ctrl +Teclados de Dirección: nos lleva al límite de cada dirección en la hoja de trabajo.
- Ctrl +Teclado Inicio: va al comienzo de la hoja de cálculo.
- Ctrl +Teclado Fin: va a la última celda de la hoja de cálculo.
- Ctrl +Teclado ; (punto y coma): introduce la fecha.
- Ctrl +Teclado 9: oculta filas.
- Ctrl +Teclado 0: oculta columnas.
- Ctrl +Teclado Z: deshace la última acción realizada.
"La práctica hace al maestro".
Excel es uno de los programa informático que nos solicitan como requisito principal enlas ofertas laborales, ya que nos permite perfeccionar la productividad en la oficina.
La mejor forma de aprender es practicando, preguntando (investigando) y enseñando en tu entorno laboral, amistades y familiares. Te comparto el siguiente ejercicio a desarrollar.
Recuerda que todo lo que hacemos o nos parece sencillo como caminar o silbar al inicio nos resulto difícil.
